Yönetimde Protokol Kuralları

Yöneticinize daima saygılı hitap edin. Ona taşıdığı unvana göre “Sayın Başkanım” veya “Sayın Valim” deyin veya sadece “Beyefendi” diye hitap edin. Yöneticinizin makamına girdiğinizde “Saygılar Sayın Başkanım” veya “Saygılar Beyefendi” diyerek selamlayın.

Yönetimde protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar. Örneğin, özel ilişkilerinde üstüne ağabey diyen bir ast, makamında veya bir toplantıda ona Sayın Başkanım demek durumundadır.

Yöneticinize daima saygılı hitap edin. Ona taşıdığı unvana göre “Sayın Başkanım” veya “Sayın Valim” deyin veya sadece “Beyefendi” diye hitap edin. Yöneticinizin makamına girdiğinizde “Saygılar Sayın Başkanım” veya “Saygılar Beyefendi” diyerek selamlayın.

İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin. Yöneticiniz “buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa müsaadenizle efendim diyerek oturun. Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın. Üstünüz ve yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken tokalaşmak için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.
Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın. Üstünüz ya da amiriniz görüşmenin sonunda size “memnun oldum teşekkür ederim derse” ve tokalaşmak için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.

Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve kıdeminize göre sıralanarak oturun. En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.
Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle önceden iletişim kurun. Uygun zamanını öğrenin ve randevu alın. Üstlerinizi ve akranlarınızı randevu almadan veya en azından izin almadan ziyaret etmeyin.

Protokolde üst daima sağdadır. Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin. Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına düşmeyin. Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin.

Toplantılarda daima protokoldeki yerinize oturun. Statünüzü koruyun. Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.
Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur. Konuşma sırasını buna göre belirleyin. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşmalar yaparlar. Konuşmalarınızın başında ve sonunda saygıyla selamlamayı unutmayın.
Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Üst daima burada oturur. Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakın ve soluna geçin. Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de, üstünüz veya akranınızın kendisi ise, o zaman şoför mahalline (ön tarafa) geçin. Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil, binanızın kapısında karşılayıp uğurlayın. Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın.
Ast konuğunuzu odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın. Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın. Ast konuğunuzu odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın. Tokalaşmada önce el uzatma hakkı üst olana aittir.

Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın.
Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun. Onu kendi astınız durumuna düşürmeyin. Baş yöneticinizi, Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Valiyi geldiklerinde makam koltuğunuza buyur edin.
Astlarınızı ve ast düzeyindeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin. Akranlarınızı kabul ederken eğer yaş, kıdem ve diğer yönlerden sizden üst iseler, onları misafir koltuğunda oturarak kabul etmek bir saygı ifadesidir. İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.

Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi düzenleyin. Sembol olarak yuvarlak masanın eşitlik demek olduğunu unutmayın.

Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça telefonla görüşmeyin, evrak imzalamayın, başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.

Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun. Çünkü makam, otorite ve hiyerarşi demektir
.
Akranlarınıza ve astlarınıza adıyla veya unvanıyla Ali Bey, Müdür Bey, Sayın Öztürk veya Sayın Milli Eğitim Müdürü diye hitap edin. Ağabey ve yenge demekten kaçının. Erkeklere beyefendi, kadınlara hanımefendi diye hitap edin.

Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın. Unutmayın, telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır. Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın. Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin. Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir.

Resmi konuşma yaparken; kesinlikle “ben” demeyin, “biz” veya “Teşkilatımız, Müdürlüğümüz” deyin. Başkalarına daima “siz” diye hitap edin. Her zaman ve herkese “lütfen” deyin ve teşekkür edin.

Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin. Ne önce gidip zaman kaybedin ne de geç gidip başkalarına zaman kaybettirin.

Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılaşmada olur. Tanıştırmada; küçüğe büyüğe erkeği kadına, unvanıyla adıyla ve soyadıyla takdim edin. Bir yere gittiğinizde önce kendinizi tanıtın.
Protokolde daima; küçük büyüğe, kadın erkeğe, ast üste selam verir.

Akranlarınıza da önce siz selam verin.
Astlarınızın selamlarına da mukabele edin.
Tokalaşmak bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir.

Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır. Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır. Kadın elini uzattığında erkek ona mukabele etmelidir. Çünkü uzatılan el havada bırakılmaz. Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir.

Tebrikatta, tokalaşmaya daima en büyükten başlayın. Protokolde ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur. Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.
Mesai arkadaşlarınızı (astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi) özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.

Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.
İşyerinizde (dairenizde) akranlarınız, astlarınız ve üstlerinizle iyi tanışmadan, onlarla özel ilişkilere girişmeyin.

Sonuç olarak;
Yönetimde başarılı sonuçlar, daima protokol sistemi içinde, olumlu insan ilişkileri temeline dayanır.